Mengumpulkan dan Menganalisis Informasi Diagnostik, serta Feedbacknya

Mengumpulkan dan Menganalisis Informasi Diagnostik

Metode pengumpulan data

Metode	Kelebihan Utama	Potensi Masalah Utama
Kuesioner	1. Respon bisa di ukur dan mudah dirangkum 2. Mudah digunakan pada sampel besar 3. Relatif tidak mahal 4. bisa mendapatkan banyak data	1. Tidak ada empati 2. Pertanyaan yang sudah ditentukan sebelumnya, sehingga tidak dapat menggali lebih dalam data yang diperlukan. 3. Interpretasi data yang berlebihan 4. Respon bias
Interview	1. Adaptif – memungkinkan pengumpulan data pada berbagai topik 2. Sumber yang kaya akan data 3. Empati 4. Proses interview bisa membangun hubungan	1. Biaya 2. Bias pada respon interviewer 3. Pengkodean dan interpretasi sulit 4. Bias self-report
Observasi	1. Pengumpulan data pada perilaku, bukan pada laporan perilaku 2. Real time, tidak retrospektif 3.Adaptif	1. Pengkodean dan interpretasi sulit 2. Ketidakkonsistennya sampel 3. Observer bias dan keandalan dipertanyakan 4. Biaya
Unobtrusive measures	1. Tidak reaktif – tidak ada respon bias 2. Face validitas tinggi 3. Mudah diukur	1. Sulit mengakses dan mengambil data 2. Pengkodean dan interpretasi sulit 3. Masalah validitas

Tidak ada 1 metode pun yang bisa sepenuhnya mengukur variabel yang penting untuk OD karena masing-masing memiliki kelebihan dan kelemahannya. Contohnya self repot bias pada kuesioner, responden cenderung memberikan jawaban yang diinginkan sosial, daripada opini yang jujur. Observer bias, hanya melihat apa yang mau dilihat, dari pada yang sebenarnya terjadi.  Oleh karena itu, harus menggabungkan 2 metode atau lebih dalam pengumpulan data, jika terjadi kekonsistensian data pada 2 metode yang digunakan, maka data tersebut bisa dikatakan valid, sedangkan jika tidak terjadi kekonsistensian data, maka harus diuji kembali.

1. Kuesioner

            Kuesioner bervariasi, ada yang mengukur aspek tertentu dalam sebuah organisasi, ataupun mengukur secara keseluruhan karakteristik sebuah organisasi. Oleh karena itu, kuesioner ada yang sudah terstandarisasi, dan ada yang disesuaikan dengan organisasinya. Kuesioner yang sudah terstandarisasi contohnya, Hackman and Oldham Job Diagnostic Survey, Cameron and Quinn Organizational Culture Assessment Instrument, dsb. Kuesioner yang disesuaikan dengan keinginan klien biasanya dibuat oleh konsultan ataupun anggota organisasi.

2. Interview

            Paling sering digunakan dalam mengumpulkan data dalam OD. Dengan interview, interviewer menanyakan kepada responden secara langsung, sehingga proses probing . menggali lebih lanjut bsia terjadi.  Interview terstruktur biasanya berasal dari model konseptual dari fungsi organisasi. Interview tidak terstruktur bersifat lebih umum dan termasuk pertanyaan yang luas tentang fungsi organisasi. Biasanya interview dilakukan one-on-one antara praktisi OD dan karyawan, tetapi bisa juga dilakukan per grup, yang bisa mempersingkat waktu dan memungkinkan orang untuk membangun respon lainnya. Tetapi terdapat kekurangan, dimana akan menghambat beberapa orang untuk merespon secara bebas.

3. Observasi

            Observasi merupakan cara langsung untuk mengumpulkan data dengan mengobserve perilaku organisasi dalam setting fungsionalnya. Observasi memiliki keunggulan, dimana praktisi secara langsung berhadapan dengan perilaku yang mau dilihat, tanpa harus bergantung pada persepsi orang lain. Observasi juga melibatkan real time data, yang mendeskribsikan perilaku yang terjadi saat ini juga, bukan masa lalu, sehingga tidak terjadi distorsi saat karyawan disuruh untuk mengingat perilakunya. Observasi juga adaptif, dimana konsultan bisa memilih apa yang ingin mereka observasi, tergantung situasi.

            Observasi memiliki kesulitan pada penginterpretasian datanya, sehingga membutuhkan waktu yang lama. Waktu yang lama juga mengakibatkan biaya yang besar. Karena observer adalah instrumen pengambilan data, maka personal bias dan subjektivitas bisa terjadi. Masalahnya juga terdapat pada sampling, bukan hanya menentukan siapa yang harus diobservasi, tetapi tempat, waktu dan kejadian juga.

4. Unobtrusive Measures

            Data yang diperoleh tidak secara langsung didapat dari subjek, tetapi dari sumber sekunder, seperti catatan perusahaan dan arsip. Termasuk catatan absensi, keterlambatan, keluhan, kuantitas dan kualitas produk atau servis, performa finansial, dan korespondensi terhadap customer kunci, supplier, maupun agensi pemerintah.

            Unobtrusive measures menyediakan pandangan yang objektif dari fungsi organisasi. Bebas dari responden dan konsultan bias. Tetapi unobtrusive measures cenderung diukur dan dilaporkan pada periode interval tertentu. Dan membutuhkan analisis statistik pada perilaku yang terjadi.

            Permasalahan terjadi saat mengumpulkan informasi dan membuat kesimpulan dari informasi tersebut. Catatan perusahaan tidak melibatkan data yang bisa digunakan oleh konsultan, contohnya ketikan data performa individual diminta, catatan perusahan hanya menyediakan data mengenai produktifitas grup ataupun level departemen.

Sampling

            Sampling menjadi issue dalam OD, ketika data dikumpulkan dari anggota yang terpilih, perilaku, atau catatan. Ini sering terjadi ketika mendiagnosa issue tingkat organisasi atau sistem yang besar. Dalam masalah ini, penting untuk mengetahui sampel yang diperoleh bisa atau tidaknya mewakili karakteristik dari keseluruhan popilasi. Praktisi OD sering merasa lebih ekonomis dan lebih cepat untuk mengumpulkan sampel data diagnosa dari pada mengumpulkan semua informasi.

            Ada beberapa issue yang akan dihadapi, yang pertama adalah ukuran sampel, berapa banyak orang, kejadian, atau catatan yang dibutuhkan untuk mendiagnosa atau evaluasi. Semakin besarnya sebuah organisasi dan semakin kompleks sistemnya, semakin sulit menentukan ukuran sampel yang benar. Yang kedua pemilihan sampel, pendekatan yang paling umum untuk mendiacnostik data dalam OD adalah random sampling, dimana setiap orang mendapat kesempatan yang sama untuk terpilih. Pada populasi yang kompleks atau terdiri dari banyak subgrup, p[endekatan yang digunakan adalah stratified sampel.

Teknik Analisis Data

Kualitatif lebih mudah di gunakan karena bukan data numerik, tetapi lebih mudah terjadinya subjektif bias, walaupun lebih mudah di mengerti dan di interpretasikan. Kuantitatif lebih akurat karena menggunakan data numerik.

1. Alat Kualitatif

-          Analisis konten

Teknik yang populer untuk interview. Konten analisis merangkum dari berbagai pendapat menjadi beberapa tema yang bisa mewakili issue atau attitude grup responden. Prosesnya, Pertama, respon pada pertanyaan tertentu dibaca untuk mencari kemiripannya. Kedua, tema dihasilkan dengan menangkap kemiripan-kemiripan komentar sebelumnya. Ketiga, jawaban responden dimasukkan dalam kategori-kategori yang sesuai, kategori yang paling banyak responnya menunjukkan bahwa tema tersebut adalah yang paling sering di singgung.

-          Analisis force-field

Berasal dari 3 tahap model perubahan Kurt Lewin. Metode ini mengatur informasi yang berkaitan dengan perubahan organisasi menjadi 2 kategori utama. Kekuatan untuk berubah dan kekuatan untuk tidak berubah. Tahap pertama, melakukan analisis siapa saja yang setuju untuk berubah dan siapa saja yang menolak untuk berubah. Kemudian dibandingkan mana dari 2 kelompok tersebut yang lebih kuat. 

 2. Alat Kuantitatif

-          Mean, standar deviasi, dan frekuensi distribusi

Mean dan standar deviasi pada ssetiap item atau variable yang diukur. Mean menunjukkan rata-rata skor responden, dan standar deviasi menunjukkan variasi dari respon. Mean hanya menunjukkan rata-rata nilai dan tidak menyediakan informasi pada distribusi respon. Pola distribusi respon yang berbeda bisa menghasilkan nilai skor mean yang sama. Jadi harus menggunakan standar deviasi dan frekuensi distribusi untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik dari data.

-          Scattergrams dan koefisien korelasi

Untuk mengukur kekuatan di antara 2 variabel. Scattergram adalah diagram yang secara visual memperlihatkan hubungan antara 2 variabel. Ada 3 pola dasar yang bisa dilihat dari scattergram. Pertama, hubungan yang positif jika gambar seperti garis miring (/). Kedua, hubungan negatif jika gambar seperti garis miring terbalik (\). Ketiga, pola shotgun, yang menunjukkan tidak adanya hubungan di atara 2 variabel. Koefisien korelasi adalah angka yang menyimpulkan data scattergram. Nilainya dari rentang +1 sampai -1, dimana +1, menunjukkan hubungan sempurna yang positif antara 2 variabel, sebaliknya -1 menunjukkan hubungan sempurna yang negatif antara 2 variabel. Sedangkan 0 menunjukkan bahwa tidak ada hubungan antar 2 variabel (shotgun).

-          Uji beda (t-test)

Bisa digunakan untuk membandingkan sampel grup dengan standar atau norma untuk menentukan apakah grup berada diatas atau dibawah standar tersebut. Bisa juga digunakan untuk menentukan apakah 2 sampel secara signifikan berbeda.

Memberikan Umpan Balik pada Informasi Diagnostik

Menentukan konten dari feedback

Karakteristik data feedback yang efektif :

1. Relevan = anggota organisasi menggunakan data feedback untuk menyelesaikan masalah, ketika mereka menemukan informasi yang berarti.

2. Understandable = data harus disajikan kepada anggota organisasi dalam bentuk yang mudah dimengerti.

3. Descriptive = data feedback butuh di hubungkan dengan perilaku organisasi yang nyata jika mereka mau membangkikan energi.

4. Verifiable = data feedback seharusnya valid dan akurat jika mereka ingin membimbing aksi.

5. Timely = data harus sesegera mungkin di feedback ke anggota setelah dikumpulkan dan dianalisis.

6. Limited = karena orang bisa menjadi overloaded dengan banyaknya informasi, jadi data feedback seharusnya dibatasi pada apa yang bisa karyawan realisasikan pada suatu waktu.

7. Significant = feedback seharusnya dibatasi pada permasalahan yang anggota organisasi bisa lakukan karena itu akan memberikan energi pada mereka dan membantu mengarahkan usaha mereka pada perubahan yang realistik.

8. Comparative = data feedback bisa menjadi ambigu tanpa adanya patokan sebagai pembandingnya.

9. Unfinalized = feedback terutama menjadi stimulus untuk aksi sehingga harus memacu diagnosis selanjutnya dan pemecahan masalah.

Karakteristik dari Proses Feedback

            Karena data feedback mungkin mengandung sensitif material dan evaluasi tentang perilaku anggota organisasi, orang-orang datang ke pertemuannya dengan perasaan cukup cemas dan takut menerima feeedback. Kecemasan ini bisa mengakibatkan perilaku defensif terhadap penolakan pada informasi. Jadi praktisi OD harus bisa mengatur proses feedback agar menjadi diskusi yang membangun dan pemecahan masalah terjadi. Hal yang paling penting dalam proses feedback adalah memastikan anggota organisasi memiliki data feedback.

            5 fitur yang memfasilitasi keberhasilan proses feedback :

1. Motivasi untuk bekerja dengan data = orang-orang harus merasa bekerja bersama dengan data feedback bisa memberikan hasil yang bermanfaat.

2. Struktur untuk pertemuan = pertemuan feedback membutuhkan semacam struktur, atau mereka akan merosot ke dalam kekacauan atau diskusi yang tidak ada tujuan.mungkin sebuah agenda atau outline dan kehadiran pemimpin diskusi biasanya bisa membantu proses feedback.

3. Kehadiran yang tepat = biasanya, orang-orang yang mempunyai masalah umum dan bisa mendapat manfaat dari berkerja sama seharusnya termasuk dalam pertemuan feedback.

4. Kekuatan yang tepat = penting untuk memastikan kekuatan dimiliki oleh grup. Anggota butuh mengetahui issue yang mana yang mereka bisa membuat perubahan yang diperlukan, yang mana mereka hanya bisa menyarankan perubahan, dan yang mana mereka tidak punya kontrol.

5. Proses membantu = orang-orang dalam pertemuan feedback membutuhkan bantuan dalam bekerja sama sebagai grup. Ketika datanya adalah negatif, ada kecenderungan natural untuk menolak implikasi, membelokkan pembicaraan ke materi yang lebih aman, dsb. Praktisi OD dengan skill proses grup bisa membantu anggota untuk tetap pada materi dan meningkatkan diskusi feedback, pemecahan masalah dan kepemilikan.

Survey Feedback

            Adalah proses untuk mengumpulkan data feedback untuk mengevaluasi dari organisasi atau departemen melalui kuesioner atau survey.  Data di analisis, umpan balik kepada anggota organisasi, dan digunakan oleh mereka untuk mendiagnosa organisasi dan mengembangkan intervensi untuk meningkatkannya.

            5 tahap pada survey feedback :

1. Anggota organisasi termasuk mereka yang diatas, terlibat dalam perencanaan awal dari survei = dalam tahap ini semua bagian harus mengetahui dengan jelas tentang tingkat analisis dan objektivitas dari survey.

2. Instrumen survey di administrasikan kepada seluruh anggota organisasi atau departemen = pengumpulan data yang luas adalah ideal, tetapi mungkin lebih tepat bila di admnistrasikan ke sampel anggota saja karena masalah biaya dan waktu

3. Konsultan OD biasanya menganalisa data, mentabulasikan hasil, menyarankan pendekatan untuk mendiagnosa, melatih anggota klien untuk membimbing proses feedback

4. Data feedback biasanya mulai dari yang paling atas di organisasi dan mengalir kebawah ke grup pelapor ke grup menejer berturut-turut ketingkat yang lebih rendah = pendekatan aitu terjun inimemastikan bahwa semua grup di semua tingkat organisasi terlibat dalam survey menerima feedback yang tepat.

5. Pertemuan feedback memberikan kesempatan untuk bekerja dengan data = dalam setiap pertemuan, anggota mendiskusikan dan menginterpretasikan data mereka, mendiagnosa area permasalahan, dan mengembangkan rencana aksi.

Keterbatasan dari Survey Feedback

1. Tujuan yang ambigu = maneger dan grup staff bertanggung jawab untuk proses feedback yang mengalami kesulitan mencapai konsensus yang memadai tentang tujuan dari survey, kontennya, dan bagaimana itu di umpan balikkan ke partisipan.

2. Ketidakpercayaan = tingkat ketidakpercayaan yang tinggi bisa menyebabkan survey feedback menjadi tidak efektif. Karyawan butuh percaya bahwa responnya akan tetap anonimus dan manajemen serius untuk membagikan data dan memecahkan masalah bersama.

3. Topik yang tidak bisa diterima = banyak organisasi memiliki topik tertentu yang mereka tidak mau di bahas. Ini bisa membatasi ruang lingkup proses survey, khususnya bila topik yang tidak mau dibahas itu penting bagi karyawan.

4. Gangguan organisasional = proses survey feedback bisa saja terlalu mengganggu fungsi organisasi. Pengumpulan data dan feedback biasanya melanggar waktu kerja karyawan.

sumber : Cummings, Thomas G. dan Worley, Christopher G. International Student Edition. "Organization Development & Change".